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In der ersten Phase steht die umfassende Klärung der Aufgabenstellung im Vordergrund. Der Architekt oder die Architektin führt Gespräche mit dem Bauherrn, um die Ziele, Wünsche und Rahmenbedingungen des Projekts zu verstehen. Es wird geprüft, ob rechtliche, wirtschaftliche, technische oder ökologische Einschränkungen bestehen. Auch eine erste Besichtigung des Grundstücks oder des Bestandsgebäudes gehört dazu. Ziel ist es, eine fundierte Basis für die weitere Planung zu schaffen.

Aufbauend auf der Grundlagenermittlung wird ein erstes Planungskonzept entwickelt. Es werden mögliche Lösungsansätze skizziert, erste Zeichnungen erstellt und Varianten diskutiert. Gleichzeitig findet eine grobe Kostenschätzung auf Basis von Erfahrungswerten statt. Erste Gespräche mit Behörden, Fachplanern (z. B. Statik, Haustechnik) oder anderen Beteiligten dienen der Abstimmung und Machbarkeitsanalyse. Am Ende dieser Phase steht in der Regel eine Entscheidung für eine konkrete Entwurfsrichtung.

Die ausgewählte Entwurfsvariante wird nun weiter ausgearbeitet. Es entstehen maßstabsgetreue Zeichnungen, die das Projekt detaillierter darstellen – oft bereits mit 3D-Modellen oder Visualisierungen. Die Koordination mit Fachplanern wird intensiviert, um technische Systeme (z. B. Heizung, Lüftung, Elektrik) in die Architektur zu integrieren. Zudem erfolgt eine präzisere Kostenberechnung. Ziel ist ein durchdachtes, abgestimmtes Gesamtkonzept, das als Grundlage für die Genehmigung dient.

In dieser Phase werden alle Bauantragsunterlagen zusammengestellt, die zur Einreichung bei der zuständigen Baubehörde notwendig sind. Dazu zählen u. a. Bauzeichnungen, Baubeschreibungen, Flächenberechnungen, Anträge und Nachweise (z. B. zum Brandschutz oder zur Statik). Die Genehmigungsplanung muss den geltenden rechtlichen Vorgaben (Bauordnungen, Bebauungspläne, Landesbauvorschriften) entsprechen. Der Architekt übernimmt meist auch die Kommunikation mit den Behörden und wirkt bei der Beantwortung von Rückfragen mit.

Diese Phase beinhaltet die detaillierte Planung für die tatsächliche Bauausführung. Alle Maße, Materialien, Ausstattungen und Konstruktionsdetails werden genau festgelegt. Die Ausführungspläne müssen so eindeutig sein, dass die ausführenden Firmen das Gebäude exakt nach diesen Plänen bauen können. Je nach Projektumfang entstehen Hunderte Detailzeichnungen, Schnitte und technische Beschreibungen. Auch die Fachplaner liefern hier ihre Beiträge, die in die Gesamtplanung integriert werden müssen.

Hier wird das Projekt in sogenannte "Leistungspakete" aufgeteilt, z. B. Rohbau, Fensterbau, Elektroinstallation oder Sanitär. Für jede dieser Leistungen werden Leistungsverzeichnisse erstellt, die exakt beschreiben, was die Firmen anbieten sollen. Mengen werden berechnet, Kosten geschätzt und die Unterlagen für die Ausschreibung vorbereitet. Ziel ist es, eine faire und transparente Grundlage für die Angebotsabgabe der Bauunternehmen zu schaffen.

Der Architekt unterstützt den Bauherrn bei der Auswahl geeigneter Unternehmen. Die eingehenden Angebote werden geprüft, miteinander verglichen und auf Wirtschaftlichkeit und Plausibilität analysiert. Oft werden auch Bietergespräche geführt. Anschließend erfolgt eine Empfehlung zur Vergabe. Der Architekt erstellt oder prüft die Bauverträge, um sicherzustellen, dass alle Leistungen korrekt und vollständig beauftragt werden.

Sobald der Bau beginnt, übernimmt der Architekt die Überwachung der Arbeiten vor Ort. Er kontrolliert, ob die Bauausführung den Plänen, den technischen Vorschriften und den vertraglich vereinbarten Leistungen entspricht. Auch die Kosten- und Terminüberwachung gehört dazu. Eventuelle Mängel oder Abweichungen werden dokumentiert und nachverfolgt. Die Bauleitung sorgt dafür, dass alle Beteiligten effizient zusammenarbeiten und der Bau reibungslos abläuft.

Nach der Fertigstellung begleitet der Architekt die Abnahme des Bauwerks und prüft, ob Mängel vorliegen. Er unterstützt den Bauherrn bei der Bewertung und Durchsetzung von Gewährleistungsansprüchen. Zudem werden alle relevanten Unterlagen archiviert: Pläne, Revisionsunterlagen, Wartungshinweise etc. Auch in der Nutzungsphase kann der Architekt beratend tätig sein, etwa bei Umbauten oder im Falle von Schäden.